Свого часу американський бізнесмен і інвестор Стівен Шварцман зазначив: «Ніхто не народжується директором. Це не гени, це відточена поведінка, а для тренування є цілий набір інструментів».
Новопризначеному керівнику бібліотеки в територіальній громаді раджу долучитись до інтервальних тренувань, пов’язаних з навичками орієнтування в організаційно-розпорядчій та первинно-обліковій документації. Адже кожний директор/завідувач бібліотеки, завідувач філії повинні знати: чинне законодавство в галузі культури та бібліотечної справи; сучасні методи господарювання та управління; основи трудового законодавства; правила і норми охорони праці, виробничої санітарії та протипожежного захисту і т.п.
Хочу наголосити, що важливо не тільки мати уявлення про різноманітність документів у сфері документально-інформаційного забезпечення процесу управління, а й розуміти значення їх впливу на розвиток бібліотеки. Вміння доцільно, ефективно, своєчасно їх застосувати в різних ситуаціях в реальному житті може стати переконливим захистом від непередбачуваності і невизначеності…
Сподіваюсь, що цей короткий (не повний) перелік організаційно-розпорядчих та облікових документів допоможе керівникам-початківцям не лише здійснювати та регулювати процеси управління в бібліотеці, а й уникнути складнощів під час заповнення офіційних статистичних звітів, серед яких – держзвітність за формою № 6-НК (річна) «Звіт про діяльність публічної бібліотеки».
| Назва документа |
Значення документу |
Застосування для форми 6-НК |
| Статут /Положення бібліотеки, філії | Установчий документ бібліотеки, який визначає її статус, форму власності, джерела фінансування, вид і профіль діяльності тощо |
Розділ 1. Загальна інформація про публічну бібліотеку (офіційне найменування бібліотеки без скорочень, місцезнаходження бібліотеки, її юридичний статус ) |
| Положення про структурний підрозділ бібліотеки | Локальний нормативний документ, який визначає статус підрозділу, його завдання, функції, права й відповідальність (колективну) за невиконання або неналежне виконання покладених на підрозділ завдань і функцій, невикористання в повній мірі наданих йому прав | Розділ IV. Користувачі, відвідування, звернення до бібліотеки (про наявні бібліотечні пункти, пересувні бібліотеки) |
| Правила внутрішнього трудового розпорядку | Локальний нормативний акт, який забезпечує правове регулювання трудових відносин в бібліотеці, організацію її діяльності, визначає взаємні права та обов’язки адміністрації та працівників. |
Розділ 1. Загальна інформація про публічну бібліотеку (час роботи бібліотеки (годин на тиждень)) |
| Колективний договір | Угода, яка укладається на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов’язань з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів працівників та роботодавців | – |
| Посадова інструкція працівника | Документ, у якому позначені всі конкретні права, обов’язки, повноваження, завдання, коло і ступінь відповідальності, кваліфікацію і статус працівника для забезпечення всіх умов для продуктивної праці | – |
| Технічний паспорт | Документ, що складається на основі матеріалів технічної інвентаризації об’єкта нерухомого майна, що в свою чергу являє собою комплекс робіт з обмірювання об’єкта нерухомого майна з визначенням його складу, фактичної площі та об’єму, технічного стану та/або з визначенням змін зазначених характеристик за певний період часу |
Розділ II. Характеристика приміщень бібліотеки ( відомості про загальну площу приміщень бібліотеки, площа приміщень для соціокультурної діяльності, інженерне обладнання (електрика, опалення)) |
| Графік відпусток | Документ, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році | – |
| Табель обліку використання робочого часу | Документ первинного обліку, який необхідний для обліку використання робочого часу працівників, а також для контролю над дотриманням установленого режиму роботи, розрахунків із працівниками по заробітній платі, отримання інформації про відпрацьований час, складання статистичної звітності | – |
|
Інвентаризаційний опис основних засобів та інших необоротних матеріальних активів. Інвентаризаційний опис товарноматеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання |
В інвентаризаційних описах активи наводяться за найменуваннями у кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцезнаходженням таких цінностей та особами, відповідальними за їх зберігання | Розділ III. Технічні засоби (перелік та кількість копіювально-розмножувальної техніки, мультимедійного обладнання, комп’ютерних тифлокомплексі, фліпчартів, стільців, транспортних засобів і т.п.) |
| Приймально-здавальний акт, складений у разі зміни посадової відповідальної (матеріально відповідальної) особи | Приймання-передавання справ під час зміни керівника бібліотеки | – |
| Книга сумарного обліку бібліотечного фонду |
Основний регламентуючий документ сумарного обліку бібліотечного фонду (див. Інструкцію з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена Наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.2007 N 22) | Розділ V. Формування і використання бібліотечних фондів (в частині 3. Підсумки руху фонду Книги сумарного обліку БФ зазначається загальна кількість документів, їх розподіл за видами і мовами). На кінець календарного року загальна кількість і сума БФ в Книзі сумарного обліку БФ має співпадати з кількістю та ціною БФ, зазначеного в Інвентаризаційних описах |
| План роботи (діяльності) публічної бібліотеки, плани роботи структурних підрозділів (у т.ч. філій) |
Службовий управлінський документ, спрямований на виконання функцій бібліотеки. Встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, часові координати й конкретних виконавців |
– |
| Звіт про роботу бібліотеки, її структурних підрозділів |
Основними є два види звітів: інформаційний та статистичний. Головні статистичні звіти: за формою 6-НК; за формою 80-а-рвк; в Електронній системі моніторингу базової мережі публічних бібліотек (ЕСМаР). |
– |
|
Щоденник роботи бібліотеки. ❗ Щоденники ведуться у кожному структурному підрозділі, який обслуговує користувачів, у тому числі в пунктах обслуговування користувачів, що знаходяться поза межами стаціонарної бібліотеки (бібліотечних пунктах і т.п.). |
Первинний обліковий документ, який акумулює статистичну інформацію щодо діяльності бібліотеки протягом календарного року |
Розділ ІV. Користувачі, відвідування, звернення до бібліотеки (ч. 1 Щоденника роботи- кількість зареєстрованих користувачів, характеристика користувачів – фізичних осіб за віком, кількість обслугованих користувачів, кількість відвідувань бібліотеки протягом року); (ч. 3 або ч. 4 Щоденника – соціокультурні заходи, у тому числі заходи з особистісного розвитку). Розділ V. Формування і використання бібліотечних фондів (ч. 2 Щоденника роботи – видано примірників, видано примірників дітям до 14 років, кількість отриманих документів з інших бібліотек, кількість виданих документів іншим бібліотекам) |
| Картка реєстрації читача | Одна з форм первинної облікової документації під час обслуговування користувачів у бібліотеці |
Картки формують єдину реєстраційну картотеку (ЄРК), яка є підставою для заповнення Розділу ІV. Користувачі, відвідування, звернення до бібліотеки (кількість користувачів фізичних осіб, з них за віком; про користувачів жіночої статі) |
|
Читацький формуляр . Формуляри заповнюються на зареєстрованих користувачів усіх структурних підрозділів бібліотеки, у тому числі пунктів обслуговування користувачів, що знаходяться поза межами стаціонарної бібліотеки (бібліотечних пунктів і т.п.) |
Відноситься до форм первинної облікової документації під час обслуговування користувачів у бібліотеці |
На кінець календарного року кількість номерів читацьких формулярів має відповідати загальній кількості користувачів, обслугованих усіма структурними підрозділами бібліотеки протягом року та зафіксовано у ч.1 Щоденника роботи бібліотеки. Щодо заповнення Розділу ІV. Користувачі, відвідування, звернення до бібліотеки – кількість користувачів, обслугованих відповідно усіма структурними підрозділами бібліотеки протягом року |
| Номенклатура справ |
Обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ |
– |
❗ На сьогодні Типових Щоденників роботи бібліотек не існує. Бібліотеки замовляють їх самостійно в інтернет-магазинах, конкретних видавництвах, ФОП. Головна вимога до Щоденників – наявність розділів та граф, які відповідатимуть обліку показників, зафіксованих у звіті за формою № 6-НК.
Інші первинні облікові документи (Книга сумарного обліку БФ, єдина реєстраційна картотека) також потребують редагування.
Дізнатись детальніше про інші організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові та ін. управлінськими документами можна звернувшись до:
Класифікатора управлінської документації (КУД) – НК 010:2021 за посиланням: https://undiasd.archives.gov.ua/doc/klasifikator.pdf
«Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (затверджено Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5) за посиланням: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text
Розділ 7.6. Організація роботи відомчої бібліотеки, довідково-інформаційного фонду ПЕРЕЛІКУ типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text