Уявіть собі: на початку ХХ століття француз Анрі Файоль розробив 14 простих, але стратегічно потужних принципів управління організацією. Йшлося не про бібліотеки, звісно, а про шахтарські компанії. Але хто б міг подумати, що більше ніж через сто років саме ці принципи стануть дороговказом для… бібліотек?
Саме це і доводить дослідження, опубліковане у журналі Library Philosophy and Practice (University of Nebraska-Lincoln, 2021). Його автор — студент бібліотекознавства Парбат Четрі з Індії — аналізує, як адаптація принципів Файоля може зробити бібліотечне управління ефективнішим, прозорішим і доброзичливішим до колективу. Звучить як набір менеджерських гасел? Але йдеться про цілком прикладні речі, які бібліотекар може втілити вже сьогодні.
Розуміючи та застосовуючи принципи Файоля, адміністратори бібліотек можуть не лише покращити свою управлінську майстерність, але й підвищити якість послуг, які вони пропонують своїм громадам.
Що це за принципи і як вони працюють у бібліотеці?
Серед найпрактичніших — «поділ праці», «єдність керівництва», «справедливе ставлення», «ініціатива» і «дух колективу». Це не абстрактні формули, а конкретні дороговкази:
Поділ праці означає, що кожен у колективі має свою зону відповідальності. Каталогізатори — не займаються оформленням масових заходів, а фахівці з обслуговування читачів — не повинні самотужки оновлювати вебсайт. Спеціалізація дозволяє не лише пришвидшити роботу, а й підвищити якість послуг. І все це — без шкоди для командної взаємодії.
Переваги принципу: експертиза, ефективність, економія часу, навчання.
Однак, є проблеми, які слід враховувати: відділи повинні ефективно спілкуватися, щоб забезпечити безперебійну співпрацю, оскільки завдання взаємопов’язані; вузька спеціалізація може обмежувати здатність персоналу адаптуватися до змінних потреб; ті, кому надано повноваження приймати рішення, також несуть відповідальність за результати цих рішень тощо.
Авторитет і відповідальність мають бути збалансовані. Якщо бібліотекар приймає рішення — він і несе відповідальність. Але водночас має мати і повноваження, і довіру керівництва. Це стимулює мотивацію і підвищує якість рішень.
Дисципліна, за Файолем, — це не жорсткий контроль, а повага до внутрішніх правил і колег. Наприклад, дотримання часових меж заходів, охайність публічних просторів, уважність до потреб користувача — все це елементи бібліотечної культури. У бібліотечному контексті принцип дисципліни має вирішальне значення для підтримки безперебійної роботи, сприяння позитивної атмосфери та надання якісних послуг користувачам. Мова йде про кодекс поведінки, професіоналізм, забезпечення дотримання правил, вирішення конфліктів.
З проблем застосування цього принципу зазначимо наступні: різні користувачі можуть мати різні культурні норми та очікування, тому дисциплінарні заходи слід застосовувати з урахуванням культурної чутливості; вирішення конфліктів та дисциплінарних питань вимагає такту та чуйності для забезпечення справедливого та шанобливого вирішення.
Єдність керівництва означає, що кожен працівник має чітко знати, до кого звертатися з питань роботи. Не «трохи звідси, трохи звідти», а прозора вертикаль. Це зменшує плутанину, підвищує ефективність і знижує ризик дублювання функцій. Отже, бібліотекарі розуміють свої ролі, обов’язки та перед ким вони звітують, що призводить до чітких каналів комунікації; коли кожен співробітник звітує перед одним керівником, легше призначати завдання та відстежувати прогрес, що підвищує підзвітність; чіткі схеми звітування сприяють більш плавній координації, швидшому прийняттю рішень та кращому розподілу ресурсів.
Корпоративний дух (французькою — esprit de corps) — серце бібліотеки. Саме згуртованість, взаємопідтримка, святкування успіхів та спільне подолання викликів формують довіру. І це не лише емоційний аспект. Дослідження показує, що команди з високим рівнем esprit de corps значно продуктивніші.
Серед інших принципів:
- усі дії та зусилля повинні бути спрямовані на досягнення спільних цілей організації;
- інтереси організації повинні переважати індивідуальні бажання у досягненні колективного успіху. Співробітники бібліотеки повинні спрямовувати свої зусилля на надання найкращих можливих послуг та ресурсів для користувачів, навіть якщо це вимагає виходу за межі особистих уподобань чи зони комфорту. Під час придбання нових матеріалів для колекції бібліотеки співробітники повинні надавати пріоритет тим матеріалам, які відповідають потребам та інтересам різноманітної спільноти бібліотеки, а не особистим уподобанням. Узгодження індивідуальних інтересів із загальними інтересами може допомогти бібліотекам стати більш інтегрованими у свої громади та краще обслуговувати своїх користувачів;
- оплата праці має бути справедливою та забезпечувати мотивацію, враховуючи як фінансові, так і нефінансові винагороди;
- прийняття рішень має бути збалансованим між вищим та нижчим рівнями управління, враховуючи розмір та характер організації;
- повинна існувати чітка ієрархія влади, що сприяє ефективній комунікації та прийняттю рішень;
- ресурси та персонал повинні бути ефективно організовані для сприяння структурованому робочому середовищу;
- слід забезпечити справедливе ставлення, уникаючи дискримінації та сприяючи інклюзивній атмосфері;
- плинність кадрів слід мінімізувати, щоб зберегти досвід та стабільність;
- працівників слід заохочувати до інновацій, пропонування ідей та взяття на себе відповідальності за свої завдання.
Автор статті впевнений, що «… універсальність принципів Файоля полягає в їхній здатності запропонувати фундаментальну основу для ефективного управління, що дозволяє організаціям долати складнощі та досягати оптимальних результатів у всіх галузях».
Що це дає бібліотекарю?
Ці принципи дають не лише новий погляд на менеджмент, а й готову систему для самооцінки й розвитку.
Для керівників: це спосіб сформувати чітку управлінську культуру. Наприклад, розробити посадові інструкції на основі поділу праці, визначити зони відповідальності й комунікації.
Для фахівців: можливість впливати на бібліотечне середовище, розвивати ініціативу, відчувати причетність до спільного результату.
Для молодих працівників: розуміння, як працює організація і як у ній зростати професійно.
А ще — це чудовий місток до фасилітації, проектного підходу і впровадження змін. Адже ініціатива, відкритість, справедливість і командна робота — основа для трансформацій, про які сьогодні так багато говорять.
Що варто врахувати у впровадженні?
Автор дослідження наголошує: бібліотеки — дуже різні за типом, структурою, розміром і контекстом. Не всі принципи однаково легко втілити. Наприклад, надмірна централізація може шкодити гнучкості, а жорсткий ланцюг команд — стримувати креатив.
Тож адаптація — ключове слово. Впроваджуючи принципи, варто зберігати бібліотечну автономію, а не просто «перекладати» промисловий менеджмент на гуманітарний ґрунт.
У підсумку: чому варто прочитати і переосмислити?
Бо ця публікація — не про минуле. Вона — про системний підхід, про прозоре управління, про зміцнення команди. А ще — про нагадування, що ефективна бібліотека потребує не лише добрих ідей, а й доброго управління.
І найголовніше, бібліотекар може і має бути менеджером змін — навіть без офіційної посади.
Ознайомитися із оригіналом статті «Library Management with Fayol’s 14 Principles: Practical Insights» (EN, 2021) можна ТУТ