Під час перегляду запису вебінару «Реальний світ у бібліотеці: електронна не художня література, яку люблять учні» (буде окремий допис), організованого American Association of School Librarians, я звернула увагу на інструменти, які керівники шкільних бібліотек США використовують у професійній практиці.
Серед них — модель 5W (Who? What? Where? When? Why?) та діаграма Венна.
Впевнена, що використання українськими колегами цих методів у повсякденній практиці допоможе швидше реагувати на сучасні виклики, адже ефективність сучасної бібліотеки визначається якістю горизонтальних зв’язків та адаптивністю. Маємо усвідомити, що традиційні підходи поступаються місцем новим парадигмам, де в центрі уваги — делегування та інноваційна культура.
Метод 5W (або “П’ять запитань”) — це класична техніка збирання інформації, аналізу проблем або планування проєктів. Він однаково ефективний у менеджменті, маркетингу та навіть у нашому плануванні для бібліотеки.
Назва походить від початкових літер п’яти англійських запитань:
1. Who? (Хто?)
У чому суть: Визначення дійових осіб (наприклад, це визначення цільової аудиторії заходу, відповідальних за його проведення, визначення модератора і т.п.).
2. What? (Що?)
У чому суть: Опис самої події або проблеми (наприклад, відповісти: Що саме відбуватиметься? Визначити формат заходу (виставка чи майстер-клас), його мету і назву).
3. Where? (Де?)
У чому суть: Визначення локації (де пройде захід, чи буде онлайн-трансляція тощо).
4. When? (Коли?)
У чому суть: Визначення: часових меж (дата і конкретний час початку); тривалість заходу; це буде одноразова подія, чи серія зустрічей.
5. Why? (Чому?)
У чому суть: Виявлення мети та мотивації (чому цей захід важливий для громади? Яку стратегічну ціль він закриває (наприклад, залучення нових читачів чи підвищення медіаграмотності підлітків)?
Відповіді на ці п’ять запитань допомагають уникнути поверхневих рішень і побачити ширший контекст: хто є цільовою аудиторією, що саме відбувається, де і коли це актуально, та — найголовніше — чому це важливо для громади.
Хоча модель називається 5W, її часто розширюють до 5W1H, додаючи How (Як?). І тут вирішуються питання щодо бюджету, обладнання (проєктор, стільці, кава-машина, відеоапаратура, мікрофони, спортивний інвентар і т.п.), рекламних заходів.
Розглянемо можливості моделі на прикладі створення в бібліотеці книжкового клубу: «Кава з книгою». Створюємо таблицю планування за моделлю 5W:
| Питання | Деталізація (Ваш план дій) |
| 1. Who? (Хто?) | Модератор: Зав. відділом (або провідний бібліотекар) Учасники: Постійні читачі та нові відвідувачі (до 15 осіб для комфортного діалогу). |
| 2. What? (Що?) | Подія: Модерована дискусія навколо книги місяця (наприклад, актуальний український бестселер). Формат: Неформальне спілкування за чашкою кави/чаю. |
| 3. Where? (Де?) | Локація: Затишна зона коворкінгу або «м’який куточок» у читальній залі бібліотеки. Атмосфера: Торшер, зручні крісла, викладка книг автора. |
| 4. When? (Коли?) | Час: Остання субота місяця о 16:00. Тривалість: 1.5 – 2 години (щоб встигнути обговорити сюжет і просто поспілкуватися). |
| 5. Why? (Чому?) | Стратегічна ціль: Перетворення бібліотеки на майданчик для інтелектуального дозвілля. |
+ 1H (How? — Як це реалізувати?)
Щоб захід пройшов ідеально, додаємо технічні кроки:
- Підготовка: Обрати книгу за один-два місяця до зустрічі, щоб учасники встигли її прочитати.
- Забезпечення: Приготувати електричний чайник, каву/чай, паперові стаканчики та печиво.
- Просування: Створити подію у Facebook за 2 тижні, розклеїти афіші біля входу, зробити розсилку в Telegram-каналі бібліотеки.
Сценарій: Підготувати 5–7 запитань для дискусії (наприклад: “Чи погоджуєтеся ви з вибором головного героя?”).
Розглянемо складніший приклад – проєкт «Бібліотека як коворкінг: простір енергонезалежності та продуктивності».
Таблиця планування послуги за моделлю 5W:
| Питання | Зміст (відповідь для бібліотеки) | Деталізація та акценти |
| What? (Що?) | Надання обладнаних робочих місць із безперебійним живленням та стабільним інтернетом. | Не просто доступ до столу, а комплекс: розетки, Wi-Fi (Starlink або оптоволокно), освітлення, зона для кави/чаю. |
| Who? (Хто?) | Для кого: Фрілансери, вчителі (для дистанційних уроків), студенти, підприємці громади. Виконавці: Черговий бібліотекар, технік (ІТ-фахівець). | Важливо визначити правила: чи потрібна попередня реєстрація, щоб уникнути переповнення залу. |
| Where? (Де?) | Читальний зал або лекційна зона з найвищим рівнем безпеки. | Обов’язкова наявність укриття в будівлі бібліотеки або в безпосередній близькості (це ключова умова “Where” під час війни). |
| When? (Коли?) | У години роботи бібліотеки (наприклад, 10:00–18:00) з акцентом на періоди планових відключень. | Якщо є попит, можна розглянути зміни в графіку роботи бібліотеки (або зміни вихідного дня). Також важливо визначити тривалість сесії (наприклад, не більше 4 годин у разі великої черги). |
| Why? (Навіщо?) | Підтримка економічної та освітньої активності громади, зміцнення статусу бібліотеки як “Точки незламності”. | Для громади — це можливість працювати; для бібліотеки — це залучення нової, активної аудиторії, яка раніше могла не користуватися її можливостями. |
Використовуючи ці відповіді, керівник бібліотеки може швидко створити пам’ятку для персоналу та інформаційний пост для соцмереж. Наприклад:
- На основі “Who” та “What”: ми пишемо в оголошенні: “Запрошуємо освітян та фрілансерів скористатися нашою зарядженою зоною”.
- На основі “Where” та “When”: ми чітко вказуємо: “Ми працюємо в безпечному читальному залі навіть під час блекаутів, з 10 ранку”.
- На основі “Why”: ми формуємо звіт для місцевої влади або грантодавців, показуючи соціальний вплив бібліотеки на стабільність життя міста.
Зрозуміло, що у цьому прикладі додавши питання How? (Як ми це реалізуємо технічно: генератор чи екофлоу?) та How much? (Скільки палива/заряду потрібно на день?), то отримуємо повноцінний операційний план.
Важливо взяти до відома:
- якщо ви не можете відповісти хоча б на одне “W”, значить, проєкт або захід ще не готові до запуску. Наприклад, ви знаєте “Що” і “Для кого”, але не знаєте “Коли” і “Де” — проєкт залишиться теорією.
Зважтесь і ви переконаєтесь, що модель 5W можна сміливо застосовувати для:
- планування заходів;
- аналізу читацьких запитів;
- оцінювання нових сервісів;
- реагування на кризові або чутливі теми;
- формування інформаційної політики бібліотеки.
Використання 5W здатне перетворити будь-яку проблему чи ініціативу бібліотеки на отримання структурованої інформації та визначення конкретних технічних завдань.
Діаграма Венна
Діаграма Венна — це наочний графічний інструмент для порівняння об’єктів, понять або явищ, який показує їхні спільні та відмінні риси за допомогою кіл, що частково перетинаються.
Основний принцип:
- Кожне коло представляє окрему множину (групу об’єктів).
- Перетин кіл показує спільні характеристики.
- Неперетинні частини відображають унікальні ознаки кожної множини.
В умовах обмежених ресурсів бібліотека має постійно шукати точки перетину. Діаграма Венна допомагає візуалізувати ідеальну зону розвитку на межі трьох сфер: інтересів громади, ресурсних можливостей бібліотеки та партнерських ресурсів (бізнесу, влади, волонтерів). Саме в центрі цього перетину народжуються найуспішніші проекти, що мають соціальний вплив.
Розглянемо умовну ситуацію: міська бібліотека планує започаткувати цикл зустрічей для підлітків на тему «Як орієнтуватися в інформаційному просторі під час війни».
На одному із занять бібліотекар пропонує учасникам порівняти:
- новинний матеріал із офіційного джерела;
- допис із соціальної мережі;
- статтю з дитячого нонфікшн-видання.
У діаграмі Венна підлітки визначають:
- що спільного між джерелами (тема, подія, дата);
- що відмінного (мова, емоційність, наявність фактів, джерела інформації);
- які висновки можна зробити щодо достовірності.
Такий формат роботи допомагає не лише розвивати критичне мислення, а й формує довіру до бібліотеки як до простору аналізу, діалогу та підтримки.
А о так буде виглядати у діаграми Венна аналіз ситуації між бібліотекарями з фаховою та нефаховою освітою:
Ситуацію між бібліотекарями з фаховою та нефаховою освітою розглянута не як конфлікт, а як професійна взаємодія двох груп працівників, які мають різні компетентності, але працюють у спільному професійному середовищі.
Діаграма Венна продемонструвала, що ефективна бібліотека працює на перетині двох компетентнісних моделей:
- професійної бібліотечної
- соціокультурної та комунікаційної
Саме їх поєднання забезпечує сучасний розвиток бібліотек та якісне обслуговування користувачів.
Підбиваючи підсумки, варто зазначити, що використання нових організаційно-управлінських підходів у роботі публічних бібліотек — це не просто адаптація до вимог часу, а стратегія виживання та розвитку в умовах безпрецедентних викликів.
В умовах постійних зовнішніх і внутрішніх викликів українські бібліотеки потребують простих, але дієвих інструментів для швидкого реагування та стратегічного планування.
Модель 5W та діаграма Венна не потребують додаткових ресурсів, проте дозволяють системно підходити до аналізу ситуацій, ухвалення рішень і створення послуг, які відповідають реальним потребам користувачів та дозволяють бібліотекам ставати просторами осмислення подій, формування громадянської свідомості та реальної підтримки громади.