Січень «бібліотечний» багатий та календарно-обрядові свята та заходи для дітей під час зимових канікул.
Крім того кожен керівник переймається дедлайнами подачі звітів. Про це ми писали тут.
Цього року ми вже шостий рік будемо звітувати у Електронній системі моніторингу базової мерезі публічних бібліотек України (ЕСМаР). Впровадження ЕСМаР стало певним зрушенням у бібліотечній сфері України. Жодна галузь культури, крім публічних бібліотек, не має подібного статистичного ресурсу.
Подання звіту передбачає субординацію, тобто проходження відомостей по вертикалі, що не дає змоги змінювати представлені дані після приймання звіту на вищому рівні без повідомлення про ці зміни.
Підготовка статистичного звіту потребує зосередженості і уважності. Важливо щоб дані були релевантні із первинними формами обліку.
Нагадаємо про деякі характерні помилки при заповненні звітів. Наприклад, площа для обслуговування користувачів не може бути більшою за загальну площу бібліотеки. Про такі помилки ЕСМаР нагадує спеціальними повідомленнями і не передає звіт на наступний рівень.
Деякі бібліотеки помилково міняють місцями кількість користувачів, обслужених усіма труктурними підрозділами бібліотеки з кількістю користувачів за єдиною реєстраційною картотекою (ЄРК).
Існує складність з обрахуванням кількості годин роботи бібліотеки за рік. ЕСМаР передбачає моніторинг кількості годин, відпрацьованих бібліотекою за тиждень, та кількості годин, фактично відпрацьованих бібліотекою протягом року. Важливо, що об’єктом обчислення є години роботи саме бібліотеки, а не загального бюджету робочого часу бібліотекарів.
Складнішим рівнем перевірки даних є порівняння показників різних розділів, логічно пов’язаних між собою. Наприклад, відомості про бібліотечний фонд складаються з даних щодо надходження різних видів документів, їх вибуття та наявності на кінець звітного року. Книговидача за видами документів обліковується в іншому розділі. Проте є непоодинокі випадки, коли бібліотека вказує видачу електронних чи аудіовізуальних видань, не надаючи при цьому інформацію про їх наявність у своїх фондах.
Кількість посадочних місць у бібліотеці, як і її площа, призначена для обслуговування відвідувачів, надається у формі державної статистичної звітності, починаючи з 2007 р. Проте виявилося, що багато бібліотек ці дані у звітах не наводять. Є бібліотеки, котрі, маючи мізерні площі, не в змозі надати місця читачам, а тому проводять заходи поза своєю територією. В ЕСМаР ці параметри передбачено, тому при порівнянні чисельності посадочних місць і кількості учасників масових заходів у межах бібліотеки інколи виникає логічне питання: де і яким чином розсаджують заявлену кількість відвідувачів?
Чимало випадків некоректного заповнення звітів пов’язані з кількістю виконаних довідок, у т. ч. віртуальних.
Аналіз аналогічних показників декількох звітних періодів також дає змогу уникнути суто механічних помилок та відразу відстежити некоректні зміни. Наприклад, сільська бібліотека з одним працівником вказує 15 населених пунктів, що входять до зони обслуговування. Порівняння з показником попереднього року свідчить, що сталася механічна помилка. Часто таке трапляється при зазначенні площі книгозбірні. Якщо цей параметр суттєво збільшується (зменшується), то це означає, що або змінилися умови розміщення установи (інше приміщення, адреса), або дані внесено некоректно. Найбільше таких помилок зустрічаємо в показниках, котрі у формах державної статистичної звітності вказуються з одним або двома знаками після коми.
У ЕСМаР показники наводяться винятково в абсолютних значеннях.
Вносити показники в систему можуть тільки діючі бібліотеки.
Перші підсумки роботи з електронною звітністю тут
Ми дякуємо усім за оперативність внесення даних, перевірку і передачу звітів на вищий рівень. Ваші показники стануть основою статистичного збірника «Бібліотечна України в цифрах»