На часі – звітність

Шановні колеги, незабаром кінець року. Плани на майбутнє вже означені та необхідно підводити підсумки року, що минає.

Звіт про діяльність бібліотеки – інформація про результати бібліотеки за визначений час (рік, квартал, місяць).

Про свою роботу бібліотека звітує перед органами влади, місцевою громадою, методичними центрами.

Основним видом звітності бібліотеки є річний звіт. Публічні бібліотеки, як правило, складають звіти двох видів – статистичні та інформаційні.

Сьогодні ще раз нагадаємо про бібліотечні статистичні звіти.

Звітний період: 1 січня –31 грудня звітного року.

Статистичні звіти – затверджені статистичні форми з інструкціями про заповнення розміщені на сайті Міністерства культури України.

Форма звітності № 6-НК “Звіт про діяльність  державних, публічних бібліотек, централізованих бібліотечних систем(ЦБС), що віднесені до сфери управління Міністерства культури і туризму України”

Обов’язковими для виконання є подача Звіту за формою № 6-НК (річна) який складають усі бібліотеки віднесені до сфери управління Міністерства культури України. Річний статистичний звіт “Звіт про діяльність державних, публічних бібліотек, централізованих бібліотечних систем (ЦБС), що віднесені до сфери управління Міністерства культури і туризму України” (форма 6-НК) затверджений наказом Мінкультури України №75 від 05.12.2007.

Форма № 6-НК – документ суворої звітності, за достовірність якого несуть відповідальність особи, які заповнюють звіт та підписують статистичні бланки. При заповненні не допускаються ніякі виправлення. Звіт підписують керівник бібліотеки та бухгалтер. При цьому вказується прізвище виконавця, номер телефону, факсу, при наявності – адреса електронної пошти. Звіт скріплюється печаткою закладу.

Особи, які неправдиво відображають статистичні дані несуть відповідальність відповідно до законодавства України.

Терміни подачі звіту за формою 6-НК:

до 20 січня – сільські, селищні, міські бібліотеки  – виконавчим комітетам відповідних органів місцевого самоврядування;

до 1 лютого – виконавчі комітети органів місцевого самоврядування зведену інформацію  ( у т.ч. окрему зведену форму №6-НК по сільським бібліотекам) –  структурним підрозділам у сфері культури райдержадміністрацій; виконавчі комітети  органів місцевого самоврядування міст обласного значення та об’єднаних територіальних громад зведену інформацію – структурним підрозділам у  сфері культури облдержадміністрацій.

Форма звітності № 80-а-рвк “Зведена звітність державних, публічних та інших бібліотек”

Для виконавчих комітетів відповідних органів місцевого самоврядування у сфері культури обов’язковою є подача форми звітності  N 80-а-рвк “Зведена звітність,  державних, публічних та інших бібліотек”. Звітним періодом для форми № 80-а-рвк (річна) є 12 місяців: з 1 січня до 31 грудня звітного року.

Подають публічні, спеціалізовані, спеціальні бібліотеки незалежно від підпорядкування, у тому числі бібліотеки навчальних закладів – відділам культури державних адміністрацій.

Відділи культури державних адміністрацій –  управлінням культури обласних адміністрацій.

Термін подачі звіту за формою № 80-а-рвк:

до 20 січня – публічні, спеціалізовані, спеціальні та інші бібліотеки, які не належать до сфери управління Міністерства культури України – відділам культури державних адміністрацій;

до 1 лютого – бібліотеки навчальних закладів – відділам культури державних адміністрацій;

до 10 лютого – відділи культури державних адміністрацій – управлінням культури обласних державних адміністрацій.

Звіт за формою № 80-а-рвк затверджений наказом Мінкультури України №75 від 05.12.2007

Електронна система моніторингу базової мережі публічних бібліотек України (ЕСМаР)

Публічні бібліотеки подають статистичний звіт через Електронну систему моніторингу базової мережі публічних бібліотек України (ЕСМаР). ЕСМаР – це  база  даних,  що  містить інформацію  про  всі  публічні  бібліотеки  України:  адресну  частину з характеристиками кожної, а також показники, що відображають її  діяльність.

Впроваджено ЕСМаР наказом Міністерства культури України №  780  від  02.10.2015  р.  «Про  впровадження Електронного моніторингу базової мережі публічних бібліотек» (із змінами відповідно до наказу Міністерства культури України № 198 від 01.04.2016 р. «Про внесення змін до наказу Міністерства культури України від 02.10.2015 р. № 780».

Звіт кожна бібліотека заповнює самостійно. Показники звіту дублюють форму 6-НК та додаються такі, що не входять до вищеназваних звітів.

ЕСМаР має п’ять рівнів доступу:

Рівень 1 – бібліотеки-філії ЦБС, сільські, селищні, міські бібліотеки.  Бібліотеки  цього  рівня заповнюють  свої  звіти, використовуючи онлайнову чи офлайнову версії,  і передають їх бібліотекам, що  відносяться  до  2-го  рівня.  Можуть  подавати  до  цих  закладів  запити  на редагування власних звітів (незалежно від того, на якому рівні перебувають їхні звіти).

Рівень 2 – районні  бібліотеки,  центральні  міські  бібліотеки, головні бібліотеки ОТГ, відділи культури. Бібліотеки 2-го рівня заповнюють свої звіти. Заклади 2-го рівня  (бібліотека  чи  відділ  культури)  завантажують  до  системи  офлайнові версії звітів бібліотек 1-го рівня, перевіряють звіти бібліотек 1-го рівня, котрі ті заповнювали самостійно, повертають на редагування на 1-й рівень звіти із помилками та передають звіти бібліотек на 3-й рівень. Можуть давати запити на редагування звітів бібліотек 1-го та 2-го рівнів.  Мають доступ до даних бібліотек свого регіону.

Бібліотеки ОТГ мають 1 та 2 рівень доступу до ЕСМаР.

Рівень 3 – ОУНБ

Рівень 4 – Національна бібліотека України імені Ярослава Мудрого

Рівень 5 – Міністерство культури України