Облік документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, регулює Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах (затверджено Наказом МКТ України 03.04.2007 N 22 http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0530-07).
Відділ комплектування (у разі відсутності відділу (сектору) – уповноважений бібліотечний працівник) ПБ має відкрити нову Книгу сумарного обліку бібліотечного фонду, яка буде пронумерована, прошита, затверджена печаткою нового засновника.
В розділі “Надходження до фонду” зазначається інформація щодо наявного бібліотечного фонду (кількість примірників, вартість БФ). Показники мають співпадати із показниками Акту приймання-передачі, а також із бухгалтерською Інвентарною карткою обліку об’єкта основних засобів.
Індивідуальний облік нових надходжень здійснюється шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера. Відділ комплектування (сектор, або уповноважений бібліотечний працівник ) ПБ відкриває новий ряд інвентарних номерів.
ПБ, враховуючи спроможність своїх структурних підрозділів (філій), самостійно визначає форми ведення індивідуального обліку документів (інвентарні книги, обліковий каталог, описи тощо).
Журнальні та газетні видання підлягають обліку в Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду. Записи до цієї книги про надходження газетних видань заносяться на підставі річного підсумкового акта приймання-здавання видань (без зазначення ціни).
Записи про надходження журнальних видань заносяться щомісяця (без
зазначення ціни).
Надходження журнальних видань до бібліотеки фіксується у картках обліку журналів. Надходження газетних видань до бібліотеки фіксується у картках обліку газет.
Відділ комплектування (сектор, або уповноважений бібліотечний працівник) ПБ здійснює обробку нових надходжень для всіх структурних підрозділів ПБ. Передача у структурні підрозділи опрацьованих видань здійснюється з необхідним комплектом карток для відображення їх у каталогах.
Для застосовуватися єдиних підходів до обліку, обробки, збереження бібліотечного фонду бажано розробити та затвердити відповідну технологічну інструкцію (наприклад «Шлях документа в процесі обліку та обробки в ПБ» і т.п.).
Щорічно (щоквартально, раз на півріччя) відділ комплектування (або уповноважений бібліотечний працівник) здійснює звірку руху БФ з даними бухгалтерії.
